A primeira coisa que você precisa entender é: se você ainda está conferindo planilhas manualmente, você está preso no passado. E a boa notícia é que você não precisa ficar para trás. Vou te mostrar como o Power BI pode transformar sua rotina na contabilidade, trazendo automação, agilidade e muita eficiência. O que é o Power BI e qual a sua relação com o Excel? O Power BI é aquela ferramenta que vai fazer você repensar toda a sua relação com planilhas. Ele permite criar relatórios visuais dinâmicos e interativos com dados que podem vir de várias fontes diferentes. Sabe aquele estresse que é consolidar dados de planilhas infinitas, com fórmulas que mais parecem enigmas? Pois é, o Power BI está aqui para te tirar desse tormento. E a melhor parte? Ele trabalha de mãos dadas com o Excel. Sim, aquele Excel que já é seu melhor amigo nas tarefas diárias. E juntos, eles trazem o Power Query como um bônus inesperado – um verdadeiro robô de tarefas que te ajuda a limpar, transformar e conectar dados sem muito esforço. Em outras palavras: eles fazem o trabalho sujo enquanto você foca no que importa. Aplicações do Power BI na Contabilidade Agora que você entendeu o básico, vamos ao que interessa: como o Power BI pode ser um verdadeiro salvador na contabilidade. Vou te dar alguns exemplos práticos, e já adianto: se você implementar metade disso, sua vida vai mudar para sempre. 1. Demonstrações Contábeis Automáticas Chega de gastar horas (ou dias) ajustando relatórios contábeis no fim do mês. O Power BI puxa seus dados diretamente, aplica as regras contábeis necessárias e gera demonstrativos impecáveis em tempo real. Você só precisa configurar uma vez e depois é só acompanhar os resultados sem surpresas de última hora. 2. Robôs que Avisam Inconsistências Imagine ter uma ferramenta que avisa automaticamente se algo não bateu, se houve um erro de digitação ou se alguma conta foi lançada de forma equivocada. Com o Power BI, isso é totalmente possível! Ele pode monitorar seus dados em tempo real e te alertar assim que detectar uma inconsistência. Ou seja, menos erros manuais e mais tempo para respirar. 3. Composição e Conciliação de Contas Lidar com composições de saldos é um verdadeiro teste de paciência, e as conciliações não ficam atrás, certo? Mas aqui entra o Power BI com sua capacidade de integrar diferentes bancos de dados, cruzar informações e conciliar contas de forma automatizada. Agora, e o que falar das conciliações quando os campos entre as planilhas não batem exatamente? Como, por exemplo, “compra nota do João” em uma planilha e “cp nf João” na outra? Aí entra o verdadeiro trunfo do Power Query, que está embutido tanto no Power BI quanto no Excel. Ele consegue reconhecer essas variações sutis, limpando e organizando os dados para que essas pequenas diferenças não sejam mais um problema. 4. Cálculos Complexos (Rateios, Fluxo de Caixa, Apropriações de Custos) Você sabe bem como são complexos os cálculos de rateio de despesas, fluxo de caixa e apropriações de custos, né? Agora, imagine toda essa complexidade sendo tratada automaticamente, e ainda com uma interface visual onde você pode ver os números se ajustando em tempo real. E não estou falando só de rateios simples, não. Estou falando daqueles rateios em cascata entre vários departamentos, onde um cálculo depende do outro. Primeiro você faz o rateio, depois re-subtotala, re-rateia e assim por diante, criando uma verdadeira teia de cálculos interligados. Sabe como isso pode ser uma dor de cabeça manualmente, certo? Com o Power BI, isso vira história. Você define as regras uma vez, e ele faz todo o trabalho para você, com precisão e velocidade. Sem contar que a chance de errar praticamente desaparece. Apertou o botão? Pronto, os números já estão atualizados, sem aquele estresse de revisar tudo linha por linha. 5. Explosão de Lista de Compras Agora imagine o seguinte cenário: você está responsável por fazer o orçamento anual de uma indústria que transforma plásticos e peças em máquinas de lavar. Parece simples, né? Mas aí começa o desafio: para montar o orçamento, você precisa calcular a compra de todos os componentes necessários. No entanto, quando você olha para a ficha técnica, o que encontra? Apenas subprodutos! Ou seja, você não tem uma lista direta dos componentes finais que precisa comprar, mas sim uma cascata de itens que dependem de outros itens. Aqui entra o conceito de explosão de lista de materiais ou, como eu gosto de chamar, o “caminho da paciência infinita” se for feito manualmente. Você precisa de um processo recursivo que percorra essa ficha técnica, desmontando subprodutos até chegar no nível do componente real, aquele que vai ser efetivamente comprado, como parafusos, plásticos, engrenagens. Com o Power BI, essa recursividade vira brincadeira de criança. Ele vai explodindo essa lista automaticamente, camada por camada, até chegar nos componentes finais, e tudo isso de forma rápida e visual. Ao invés de perder horas ou dias fazendo isso manualmente, você configura o processo e o Power BI entrega os resultados completos, sem falhas e com todos os cálculos necessários para o orçamento final. 6. Leitura de XML Sem Perder Campos Importantes Agora, vamos para mais uma situação do dia a dia: você está lá, fazendo a importação de um arquivo XML para dentro das suas planilhas ou sistema contábil. Você já configurou tudo direitinho, criou o mapeamento de campos baseado naquele primeiro XML que recebeu, e tudo parece perfeito. Mas aí, do nada, chega outro XML, dessa vez com um campo que não estava previsto na sua configuração original. É como se você estivesse navegando tranquilamente e, de repente, aparece uma pedra no caminho, obrigando você a parar tudo e rever o processo. E o que acontece? Se você não adaptar o mapeamento para incluir esse novo campo, os dados podem simplesmente se perder. Ou seja, todo o seu trabalho minucioso vai por água abaixo. Mas aqui entra a solução: uma técnica mais avançada, que também conecta com o que
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O Contador e a Tecnologia
A ligação entre o Contador e a Tecnologia é algo tão claro quanto o sol do meio dia. Quando me formei, em meados dos anos 2000, o mundo já estava veloz no quesito tecnologia, o GOOGLE já tinha desbancado o CADÊ, os SPED’s já estavam dando suas caras, e como cereja do bolo, a lei 11638/2007 tinha acabado de ser promulgada. Lembro-me, no início da carreira de Auditor, que um determinado superior (vamos chama-lo de Sr. Z), ao me ver fazer tudo no Microsoft Excel me disse: “Você tem que usar menos a máquina! Usar mais o papel de trabalho!” falou isso empunhado de uma HP17C (isso mesmo, 17, pra mim melhor que a 12), somando uma ‘tripa’ de números, que depois a soma não batia, tendo de somar de novo. O que eu fiz? Chorei? Abandonei o Excel? Não! Por amor a carreira, na frente dele eu franzia a testa e ficava com calo nos dedos de tanto digitar em minha HP17, MAS, quando eu tinha liberdade, usava das artimanhas do Excel para agilizar os trabalhos. Em pouco tempo, eu estava postulando o posto de “O menino que entende os ‘paranauê’ do Excel”, e os trabalhos que começavam a ter grande volume de dados e cálculos, começaram a pipocar na minha tela. Ascensão Anos se passaram e meus comandos (ainda não VBA) estavam fazendo sucesso, e economizando horas de trabalho, me possibilitando absorver mais ‘jobs’, e cada vez mais interessantes. Lembro-me do dia, em que estava quase virando Auditor Sênior, e fui designado para fazer um trabalho denominado ‘conversão de moedas estrangeiras no balanço’ de um cliente. A pessoa que fazia esse cálculo recém tinha pedido para sair da empresa, o Sr. Z pediu para eu vasculhar os documentos, fazer o trabalho, e se houvesse dúvidas, falar com ele. Pois bem, fiz o trabalho todo automatizado no Excel, e encontrando falhas na forma de fazer anterior. Fiz isso por alguns meses, e determinado dia o Sr. Z acompanhou o processo mensal da tal conversão, e viu que as 40 horas que o antecessor usava, eu precisava de menos de 8, sobrando tempo para 2 ou mais cafezinhos. O meu Ex. companheiro de trabalho estava errado? Não sei! Sr. Z estava errado em me advertir no início de minha carreira? Não sei! Talvez gostava de mim, mas queria que além da tecnologia, eu tivesse o espírito de ‘fuçador’. Hoje em dia Hoje em dia, já não trabalho mais como Auditor na empresa do Sr. Z, mas sou imensamente grato a ele pelos conhecimentos e oportunidades compartilhados. Adoto Excel, hoje com uma pitada de VBA, bastante SQL, PowerQuery, PowerPivot e PowerBi no meu dia a dia. Arquivos SPED são “dessecados” em minutos, composição de contas, em segundos, sobrando aquele tempinho para o velho gole de café. Tarefas repetitivas mensais e anuais, hoje são feitas com alguns cliques e padronizadas, pois uma vez feito o algoritmo, ele irá sempre aplicar a mesma regra aos registros (dados) do período que se for analisar. Hoje ensino à equipe que está sob minha liderança, que temos que conferir bem, e desconfiar de tudo (ensinamentos do Sr. Z). Instigo a procurarem tecnologia, e quando vejo eles me pedindo ajuda num comando qualquer, fico extremamente feliz, pois sei que estão tomando um rumo diferenciado. Numa geração aonde as pessoas não escrevem mais à mão, que AMAZON e GOOGLE BOOKS contém nossa estante de livros, e que todas as coisas estão conectadas e gerando informação, é inadmissível para o contador ficar de fora disso. Conclusão Portanto se você ainda faz conferências no papel + lumicolor, recomendo a você que a começar a apertar o passo, se não vai ficar pra traz. Tire da cabeça aquela ideia de que ‘se eu fizer mais rápido, posso ficar sem serviço’, pois te digo uma coisa, ‘você vai ficar sem serviço, se rápido não conseguires fazer’. A diferença parece sutil, mas é determinante para sua carreira. Para complementar, recomendo conhecimento de linguagens de programação para você saber o que e como podes ter a tecnologia a seu lado, além é claro, de fazer amizade com pessoal do departamento de TI. Contador Lineu (Grande Família) até terá trabalho, mas nós, geração de contadores tecnologicamente ágeis, conseguiremos nos destacar entregando valor em nossos ‘jobs’. Ah, antes de finalizar, quero te ajudar a transformar a sua forma a sua carreira, assim como eu transformei a minha, automatizando minhas planilhas e hoje posso dizer que meu fechamento contábil é 4.0 É gratificante ver que as minhas conciliações, composições, custos, rateios, e demais conferencias estão todas automatizadas, com uso do Power Query. Conheça a FORMAÇÃO POWER QUERY 2.0, e conheça todas técnicas que uso no meu dia a dia, reunidas em um pacote único contendo vários cursos. Vou deixar aqui uma aula gratuita aonde extraio uma tabela os dados dos PDF´s dos DARFS da Receita Federal. Por hoje é isso pessoal,Forte abraço e bora tomar aquele café ☕ Forte Abraço
